Attraktive und fahrtüchtige Fahrzeuge sind einer der größten Garanten für die Nutzerzufriedenheit. Sie legen die Basis für Ihren Erfolg und sichern die Einnahmen. Dazu fallen einige wiederkehrende Aufgaben an, um die Sie sich kümmern müssen. Wenn Sie diese im Blick behalten und regelmäßig optimieren, verläuft Ihr Betrieb zunehmend reibungsloser und effizienter - und damit erfolgreicher. Erhalten Sie hier eine Übersicht sowie wertvolle Praxistipps.
Laden Sie unseren Überblick zu Winterreifenpflichten herunter
Mit der bevorstehenden Wintersaison ist es für jeden Carsharing-Betreiber an der Zeit, die Sicherheit der Fahrzeuge und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Wir haben eine Checkliste für mehrere europäische Länder erstellt →
Allgemeine Tipps
Auf Details und konkrete Aufgaben werden wir im Laufe des Artikels noch genügend eingehen. Zu Beginn teilen wir erst mal einige allgemeingültige Tipps, mit denen Sie die fahrzeugbezogenen Abläufe in Ihrem Sharing Betrieb verbessern können.
Handeln Sie proaktiv. Warten Sie nicht, bis ein Fahrzeug nicht mehr einsatzbereit ist, sondern werden Sie schon vorher aktiv.
Führen Sie einen Kalender, der für alle Team-Mitglieder einsehbar ist. Dort planen Sie anstehende Termine und setzen Erinnerungen für wiederkehrende Aufgaben.
Arbeiten Sie für einzelne Aufgaben mit externen Dienstleistern zusammen, die darauf spezialisiert sind. Das spart Ihnen Zeit und damit Geld.
Arbeiten Sie mit dem Wartungsmodus für Fahrzeuge. Dieser stellt sicher, dass Fahrzeuge verfügbar sind, wenn Sie Wartungen etc. durchführen wollen. Sie verhindern neue Buchungen in der gewählten Zeitspanne.
Die Fahrzeuge sauber halten
Sind Ihre Fahrzeuge stark verschmutzt oder unordentlich, führt das womöglich zu Unmut bei Ihren Nutzer:innen und folglich negativen Bewertungen Ihres Angebots. In der MOQO Sharing App werden Nutzer:innen zu Beginn der Buchung aufgefordert, die Sauberkeit zu bewerten. So erhalten Sie als Anbieter die Ergebnisse dieser Abfrage bequem auf Ihrem Provider Task Board und müssen nicht selbst Ihre Fahrzeuge ablaufen und prüfen.
Bei negativen Meldungen sollten Sie schnell reagieren: Aktivieren Sie nach der aktuellen Buchung den Wartungsmodus des Fahrzeugs und schicken Sie ein Reinigungsteam los, um das Fahrzeug zu reinigen.
Natürlich können Sie auch proaktiv handeln, anstatt auf negative Meldungen zu warten. Legen Sie dazu Intervalle fest, in denen Sie all Ihre Fahrzeuge reinigen.
Über das Portal setzen Sie die entsprechenden Fahrzeuge dann schon im Voraus in den Wartungsmodus. Dadurch können sie im gewählten Zeitraum nicht gebucht werden und Sie haben Zeit, die Reinigung durchzuführen. Um externe Dienstleister zu integrieren, legen Sie spezielle Wartungsteams an, über die Mitglieder des Reinigungsdienstes die Fahrzeuge auch im Wartungsmodus buchen können.
Die nächste Wartung nicht verpassen
Eine regelmäßige Wartung ist wichtig für die Sicherheit und Funktionalität der Fahrzeuge. So sollte beispielsweise bei Elektrofahrzeugen regelmäßig die Batteriespannung geprüft werden - besonders dann, wenn das Fahrzeug immer wieder längere Stehzeiten hat.
Setzen Sie, wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, auch hierzu die Fahrzeuge rechtzeitig in den Wartungsmodus und planen Sie, wann und durch wen die Wartung ausgeführt wird.
Lösungsorientiert mit Schäden umgehen
Dass es im Sharing Betrieb früher oder später zu Schäden am Fahrzeug kommt, ist nicht auszuschließen. Steuern können Sie aber, wie effizient und lösungsorientiert Sie mit diesen umgehen.
Gute Sharing Plattformen bieten die Möglichkeit, Schäden schnell und unkompliziert zu erfassen, so dass Sie sie (je nach Dringlichkeit) zeitnah beheben können. Nutzer:innen werden dazu beim Start einer Buchung in der App aufgefordert, neue Schäden einzutragen und ggf. Fotos als Beleg anzuhängen. Bereits erfasste Schäden werden ihnen dabei angezeigt.
Wird ein neuer Schaden eingetragen, erhalten Sie eine E-Mail sowie eine Meldung auf Ihrem Provider Task Board und können über Ihr weiteres Vorgehen entscheiden. Die detaillierte Dokumentation hilft auch dabei, den Schaden mit Ihrer Versicherung abzuwickeln. Die Erfassung zu Buchungsbeginn ermöglicht es, einzelne Schäden Fahrer:innen zuzuordnen, um gegebenenfalls - je nach Versicherung - eine Selbstbeteiligung einzufordern.
Ladestände und Tankfüllungen sicherstellen
Ihr Angebot basiert darauf, dass Ihre Fahrzeuge ständig einsatzbereit sind - das bedeutet, dass der Tank ausreichend gefüllt bzw. die Batterie ausreichend geladen sein muss. Oftmals zeigt die Sharing App den aktuellen Füll-/Ladestand eines Fahrzeugs an - ist dieser zu leer, schreckt er womöglich potentielle Fahrer:innen ab.
Steuern können Sie die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge darüber, dass Sie in den Einstellungen einen Mindeststand festlegen, der bei der Rückgabe nicht unterschritten werden darf. Andernfalls können Fahrer:innen die Buchung nicht beenden, sondern müssen zunächst eine Tankstelle ansteuern.
E-Fahrzeuge können auch bei niedrigem Ladestand zurückgegeben werden, wenn sie an eine Ladesäule angeschlossen sind. Um den logistischen Aufwand gering zu halten, sorgen die meisten Anbieter von elektrischen Fahrzeugen daher für Ladestellen an den eigenen Stellplätzen. Durch die Festlegung von Mindestabständen zwischen zwei Buchungen wird sichergestellt, dass das Fahrzeug zumindest einen Mindestladestand aufweist.
Zur Abrechnung haben Sie zwei Optionen:
Option 1
Sie hinterlegen eine Tankkarte bzw. Ladekarte im Fahrzeug. Diese Karte dient als Zahlungsmittel und ist je nach Anbieter der Karte an bestimmten Tankstellen-/ Ladestationsgruppen gültig. In der App hinterlegen Sie wichtige Informationen zum Benutzen der Karte für Fahrer:innen. In der Regel benötigen diese eine PIN zum Bezahlen und müssen an der Tankstelle den aktuellen Kilometerstand angeben. Der Kartenaussteller sendet Ihnen als Karteninhaber regelmäßig (meist monatlich) Rechnungen über die geleisteten Zahlungen zu.
Weitere Hinweise zu Tank-/Ladekarten
Je Karte entstehen geringe Gebühren, im Gegenzug erhalten Sie jedoch oftmals einen Rabatt auf Treibstoff / Energie.
Ggf. sind im Geschäftsgebiet mehrere Karten notwendig, um eine ausreichende Abdeckung zu gewährleisten.
Ob eine Karte auch im Ausland gilt, ist individuell abzuklären.
Die MOQO Sharing App zeigt nahegelegene Ladesäulen an, die mit dem hinterlegten Ladekartenanbieter kompatibel sind.
Option 2
Fahrer:innen gehen beim Tanken bzw. Laden in Vorkasse und senden Ihnen anschließend den Zahlungsbeleg zu, so dass Sie den Betrag erstatten. Diese Option geht mit hohem manuellen Aufwand in Ihrer Buchhaltung einher und ist kaum skalierbar, wenn Sie Ihr Angebot vergrößern möchten. Daher ist sie nur in wenigen Fällen sinnvoll.
Saisonaler Reifenwechsel
Sofern Sie keine Allwetterreifen für Ihr Carsharing nutzen oder die gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes anderes sagen, findet jeweils im Frühjahr und Herbst ein Reifenwechsel statt. Diesen müssen Sie koordinieren:
Termin zum Reifenwechsel ausmachen
Fahrzeuge rechtzeitig in den Wartungsmodus setzen
Interne Zuständigkeit für die Durchführung des Reifenwechsels festlegen (z. B. Transport der Fahrzeuge zur Werkstatt, Abwicklung mit der Werkstatt etc.)
Fahrzeuge anschließend wieder zur Buchung freigeben
Praxistipp
Am besten setzen Sie sich sowohl im Frühjahr als auch im Herbst eine Erinnerung in Ihren Kalender, um den anstehenden Reifenwechsel nicht zu vergessen.
Internationale Regelungen zu Winterreifen
Nicht in jedem Land gilt die Pflicht zu Winterreifen - es kommt also darauf an, in welchem Land Sie Ihr Angebot betreiben. Um sichere Fahrzeuge zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Fahrzeuge jedoch auch dann, wenn keine offizielle Pflicht gilt, der Witterung und den Gegebenheiten entsprechend bereifen.
Hier eine Übersicht über gesetzliche Regelungen für PKW in ausgewählten Ländern (Stand: August 2023, keine Gewähr):
Checkliste zu Winterreifenpflichten in Europa herunterladen →
Land | Winterreifen | Schneeketten |
| Belgien | keine Pflicht, im Winter aber empfohlen | nicht erlaubt |
| Deutschland | situative Pflicht bei winterlichen Straßenverhältnissen | nach Beschilderung, dürfen Straße nicht beschädigen |
| Frankreich | in einigen Gebirgsregionen Pflicht vom 1. November - 31 März, wird bei entsprechenden Witterungsverhältnissen kurzfristig verordnet | nach Beschilderung |
| Luxemburg | situative Pflicht bei winterlichen Verhältnissen | bei Schnee oder Eis erlaubt |
| Niederlande | keine Pflicht | nicht erlaubt |
| Norwegen | keine generelle Pflicht, Bereifung muss aber den Wetterverhältnissen angepasst sein | im Winter erlaubt |
| Österreich | situative Pflicht vom 1. November bis 15. April | bei Schnee oder Eis erlaubt |
| Schweden | Pflicht zwischen 1. Dezember und 31. März | zwischen dem 1. Dezember und 31. März erlaubt |
| Schweiz | keine Pflicht, aber empfohlen bei winterlichen Verhältnissen - Geldstrafe bei Verkehrsbehinderung durch unzureichende Bereifung | nach Beschilderung |
| Slowenien | Pflicht zwischen dem 15. November und dem 15. März sowie allgemein bei winterlichen Verhältnissen | zwischen 15. November und 15. März erlaubt |
Was ist mit Rollern und Bikes?
Für einspurige Kraftfahrzeuge wie Motorroller gilt in der Regel keine Winterreifenpflicht - das sollten Sie aber für Ihr Land konkret abklären.
Vielmehr entscheiden sich einige Sharing Anbieter von Micro Mobility dazu, ihre Fahrzeuge nur saisonal anzubieten. Auch, weil im Winter ohnehin weniger Menschen mit dem Roller oder Fahrrad unterwegs sein möchten.
Sollten Sie ein saisonales Micro Mobility Angebot betreiben, müssen Sie Ihre Fahrzeuge rechtzeitig zu Beginn der Wintersaison inaktiv setzen und vor Beginn der Sommersaison wieder aktivieren.
Batteriewechsel im Micro Mobility Sharing
Was ist Micro Mobility?
Micro Mobility ist ein Sammelbegriff für Kleinst- und Leichtfahrzeuge mit oder ohne (E-)Motor. Im Shared Mobility Bereich sind vor allem (E-)Roller, Tretroller, Fahrräder und E-Bikes gemeint. Allgemein zählen aber auch Skateboards, Hoverboards und Segways zu Micro Mobility. Typisch für diese Fahrzeuge sind geringe Geschwindigkeiten bis zu 25 km/h bzw. bis zu 45 km/h bei Motorrollern.
Im Mobilitätsmix sollen Mikro-Mobilitätsmittel dabei helfen, die sogenannte “letzte Meile” zu bestreiten - also die Lücke zwischen ÖPNV-Haltestelle und Ziel bzw. Ausgangspunkt. Dadurch soll der ÖPNV sinnvoll ergänzt und der PKW-Gebrauch reduziert werden.
Viele der im Sharing Betrieb angebotenen Micro Mobility Fahrzeuge sind elektrisch, d. h. batteriebetrieben. Damit sie fahrtüchtig bleiben, müssen Sie als Anbieter also jederzeit den Ladestand der Batterie sicherstellen. Das betrifft gegebenenfalls auch Ihre OBU, da zum Beispiel die ILOCKIT-Schlösser für Fahrräder ebenfalls regelmäßig geladen werden müssen.
Der Ladestand eines Fahrzeugs ist - abhängig von der genutzten OBU - stets im Portal sowie der App einsehbar. Sind die Roller oder Fahrzeuge nicht ausreichend geladen, führt dies ggf. zu Unzufriedenheit bei Nutzer:innen oder hält sie sogar von einer Buchung ab.
Hinweis
Im Falle der ILOCKIT-Schlösser an E-Bikes sehen Sie im Portal sowie der App den zuletzt bekannten Ladestand der OBU nach einer Buchung, nicht aber den Ladestand des E-Bikes.
Sofern es sich um ein stationsbasiertes Angebot handelt, bei welchem die Fahrzeuge an die Stationen angeschlossen werden, werden sie während der Standzeit automatisch geladen. In diesem Fall haben Sie keine zusätzliche Aufgabe.
Wenn Sie keine solchen Stationen nutzen, müssen Sie die Fahrzeuge rechtzeitig anfahren, um Batterien auszuwechseln. Selbstverständlich können Sie auch die Fahrzeuge einsammeln, an Ihrem Geschäftsstandort aufladen und anschließend wieder an eine Station oder in das Geschäftsgebiet zurückbringen. Dadurch sind sie jedoch für eine längere Zeit nicht buchbar und generieren folglich keinen Umsatz. Sinnvoller ist es also, mit Zweitbatterien zu arbeiten und nur die leere Batterie mit zu Ihrem Standort zu nehmen, um sie dort wieder aufzuladen. So halten Sie die Zeit, in der ein Fahrzeug nicht verfügbar ist, möglichst gering.
Best-Practice-Tipps
Um den Batteriewechsel nicht selbst durchzuführen, können Sie auf spezialisierte externe Dienstleister zurückgreifen.
Um sicherzustellen, dass das Fahrzeug zum Zeitpunkt des Batteriewechsels verfügbar ist, setzen Sie es vorab in den Wartungsmodus.
Free-floating Fahrzeuge umverteilen
Ein free-floating Angebot lebt von einer strategisch sinnvollen Platzierung der Fahrzeuge, um die Auslastung zu optimieren. Es kann immer wieder vorkommen, dass Nutzer:innen ein Fahrzeug in einer entlegenen Seitenstraße abstellen oder dass mehrere Fahrzeuge relativ nah beieinander geparkt werden.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie die aktuellen Standorte der Fahrzeuge im Blick haben. In Ihrem Sharing Portal sind diese über das GPS-Signal jederzeit einsehbar. Stellt sich heraus, dass einzelne Fahrzeuge ungünstig platziert sind, gilt es, diese neu zu verteilen. Das können Sie selbst übernehmen oder in regelmäßigen Abständen einen externen Dienstleister damit beauftragen.
Um den Bedarf bestmöglich abdecken zu können, ist es natürlich auch wichtig, den Bedarf erst einmal zu kennen. Führen Sie daher auf Basis Ihrer eigenen Daten oder anhand allgemeiner Erkenntnisse regelmäßige Bedarfsanalysen durch. So finden Sie heraus, wo beliebte Orte oder gar Hotspots für die Anmietung von Fahrzeugen sind.
Jährliche Hauptuntersuchung für Carsharing-Autos
Ein wichtiger Unterschied zwischen Mietfahrzeugen und Privatfahrzeugen ist, dass Mietfahrzeuge nicht alle zwei Jahre, sondern jährlich zur Hauptuntersuchung (AH/HU) müssen.
Für Ihre internen Prozesse ist es hilfreich, diese Termine frühzeitig im Voraus zu vereinbaren. Setzen Sie sich ggf. eine entsprechende Erinnerung in den Kalender. So haben Sie genügend Vorlaufzeit, um die betroffenen Fahrzeuge in den Wartungsmodus zu setzen, damit es für den Zeitraum der Hauptuntersuchung nicht gebucht werden kann. Je früher Sie den Termin wissen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Kund:innen das Auto zu der Zeit bereits reserviert haben.
Anschließend müssen Sie noch organisieren, wer aus Ihrem Team oder von Ihren externen Dienstleistern das Fahrzeug zur Werkstatt bringt und später wieder abholt.
Auf die richtige Organisation kommt es an
Vor allem, wenn Sie noch am Anfang Ihres Sharing Businesses stehen, kommen Ihnen all diese Aufgaben vielleicht viel und erschlagend vor. Fokussieren Sie sich deshalb auf das dahinterstehende Ziel: Sie möchten Ihre Fahrzeuge sicher, fahrtüchtig sowie sauber halten und die Ausfallzeiten minimieren.
Einige Aufgaben kennen Sie zudem, wenn Sie schon mal einen privaten PKW besessen haben. Für Ihren Shared Mobility Betrieb müssen Sie nun lediglich mehr als ein Auto im Blick behalten - aber Ihre Sharing Software hilft dabei, Prozesse zu vereinfachen oder gar zu automatisieren.
