Die Software zur Buchung und internen Verwaltung ist ein elementarer Bestandteil eines Sharing Angebots. Es wäre jedoch zu einfach, wenn es hierfür nur eine marktübliche Lösung gäbe. Stattdessen haben Sie die Qual der Wahl: Möchten Sie Ihre Software eigenständig entwickeln oder auf ein bereits bestehendes, standardisiertes System zurückgreifen? Kompromisse bieten das Auslagern der Entwicklung an eine Agentur oder ein individualisierbares Paket eines Softwareanbieters. Was jeweils für und gegen eine dieser Optionen spricht, erfahren Sie im Folgenden.
Warum die Frage nach der Software entscheidend ist
Jedes Shared Mobility Angebot benötigt ein System, über das Fahrzeuge gebucht und verwaltet werden können. Soll nur ein einzelnes Fahrzeug mit einer eingegrenzten Nutzergruppe verwaltet werden, reicht möglicherweise ein einfacher Kalender oder eine Excel-Lise. Sobald aber mehr Fahrzeuge oder Nutzer:innen im Spiel sind und es sich um ein professionelles Sharing Angebot handelt, ist eine geeignete Software-Lösung unumgänglich.
Im Normalfall enthält diese einen Zugang für Fahrer:innen, meist in Form einer mobilen App, über den Fahrzeuge gebucht und Buchungen sowie Zahlungsmittel verwaltet werden können. Sharing Anbieter hingegen benötigen ein Portal, mit welchem sie unter anderem ihre Flotte verwalten, Tarife festlegen, Nutzer:innen verwalten, Buchungen einsehen und Abrechnungen durchführen können.
Nicht wenige Anbieter unterschätzen zunächst den Aufwand, der mit der Inbetriebnahme und der langfristigen Pflege eines Systems einhergeht. Schließlich stellt dies neben den weiteren Bausteinen des Set-Ups und operativen Betriebs eine zusätzliche Herausforderung dar.
Aufgrund der vielen Aufgaben und Funktionen eines Softwaresystems beeinflusst es sowohl die Effizienz des internen Handlings als auch die Nutzerzufriedenheit und kann schnell über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Auch ergeben sich deutliche Unterschiede hinsichtlich Kosten und Dauer bis zum Launch, je nachdem, ob Sie die Software selbst entwickeln oder auslagern.
Es ist daher auch wichtig zu betonen, dass die Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung nicht immer schnell und ohne Weiteres rückgängig gemacht werden kann. Nehmen Sie sich für diesen Bestandteil Ihres Angebots Zeit und stützen Sie Ihre Entscheidung auf fundierte Argumente.
Wichtige Entscheidungskriterien bei der Softwareauswahl
Auch wenn das Bauchgefühl in vielen Fragen des Lebens ein guter Orientierungspunkt ist, sollten Sie eine solch folgenreiche Entscheidung wie die nach dem passenden Softwaresystem für Ihr Shared Mobility Projekt nicht ausschließlich darauf basieren.
Machen Sie sich stattdessen einzelne Faktoren bewusst, die zur Entscheidung beitragen und diese beeinflussen sollten:
Kosten: Es entstehen sowohl initiale Kosten für die Einrichtung bzw. Entwicklung der Software als auch laufende Kosten für die ständige Instandhaltung und regelmäßigen Updates.
Zeit: Die Dauer der Entwicklung bzw. Implementierung einer Software beeinflusst die Frage, wie schnell Ihr Angebot an den Markt gehen kann.
Benutzerfreundlichkeit: Im besten Fall erlaubt Ihre Software eine einfache und intuitive Bedienung sowohl durch die Fahrer:innen als auch durch Sie als Anbieter.
Integrationen: Welche externen Dienste müssen in Ihre Softwarelösung integriert werden können?
Komplexität: Benötigen Sie besondere Feature oder andere Spezialisierungen für die optimale Umsetzung Ihres Sharing Angebots?
Stabilität und Funktionalität: Ihr System muss zu jeder Zeit stabil und zuverlässig funktionieren und ggf. auch höhere Anfragen und Events verarbeiten können.
Sicherheit: Stellen Sie die Sicherheit Ihrer sowie der persönlichen Daten Ihrer Nutzer:innen sicher und schützen Sie Ihr System vor externen Einwirkungen.
Skalierbarkeit: Sie wollen klein anfangen und später durchstarten, mit zusätzlichen Fahrzeugen oder einer größeren Nutzergruppe? Dann richten Sie Ihr System von Beginn an auf die Fähigkeit zur Skalierung aus.
Zukunftsorientierung: Die Anforderungen Ihrer Kund:innen verändert sich ebenso schnell wie die aktuellen Technologiestandards. Regelmäßige Updates und kontinuierliche Anpassungen sorgen dafür, dass Ihre Software stets up-to-date ist.
Die genannten Faktoren sind selbstverständlich in jedem Einzelfall unterschiedlich gewichtet und können individuell abweichen. Wichtig ist, dass Sie wissen, welche der Faktoren für Sie wichtig und welche möglicherweise weniger relevant sind.
Option 1: Self-made Software
Eine selbstentwickelte Software verspricht volle Kontrolle über das System - setzt allerdings ein internes Entwicklungsteam mit qualifizierten Software- und App-Entwickler:innen voraus.
Dieses kann dann eine Shared Mobility Plattform entwickeln, die - im Rahmen des vorhandenen Know-how - ganz individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst ist und nur die wirklich benötigten Feature und Bestandteile abdeckt. Ein eigenes System ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie für Ihr Angebot sehr spezialisierte Feature benötigen, die externe Softwareanbieter nicht oder zumindest nicht in naher Zukunft anbieten können.
Mit der gewonnenen Freiheit und Kontrolle geht allerdings auch Verantwortung einher. Denn sämtliche Updates, Tests, Fehler und Störungen müssen von Ihrem IT-Team durchgeführt und gelöst werden. Der Personalbedarf entspricht bis zu 10 Vollzeitstellen für die Softwareentwicklung sowie das Produktmanagement. Die damit verbundenen Personalkosten stellen einen Großteil Ihrer Entwicklungskosten dar, zusätzlich zu den Kosten für Server, Lizenzen, Materialkosten etc.
Für die initiale Entwicklungsdauer sollten Sie in etwa ein Jahr einplanen, abhängig vom Umfang und der Komplexität der Softwarelösung. Sobald Ihr Angebot live gehen kann, ist die Arbeit Ihrer Entwickler:innen aber noch nicht getan. Denn der Shared Mobility Markt sowie die Bedürfnisse der Fahrer:innen verändern sich kontinuierlich, was früher oder später zu notwendig werdenden Anpassungen Ihrer Software führt. Ebenso gibt es fortlaufend technische Updates und Sicherheitslücken, um die Sie sich kümmern müssen. Es liegt beispielsweise in Ihrer Verantwortung, dass zu keinem Zeitpunkt Nutzerdaten geklaut werden können und Ihr gesamtes Angebot DSGVO-konform ist.
Herausfordernd wird es mitunter auch dann, wenn Sie spezielle Schließsysteme, On-Board Units (OBUs) oder andere Schnittstellen integrieren wollen oder Ihr Mobilitätsangebot skalieren, das heißt zum Beispiel auf weitere Fahrzeugtypen oder neue Nutzergruppen erweitern wollen. Ihre Software sollte so gebaut sein, dass Sie in solchen Fällen nicht immer wieder von vorn beginnen müssen.
Wissen zum Mitnehmen
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt-für-Schritt durch den Prozess, wie Sie ein eigenes Shared Mobility Angebot aufbauen. Erhalten Sie einen Überblick über Aspekte, die Sie beachten sollten und profitieren Sie von Best-Practice-Tipps und Beispielen.
Generell birgt die eigenständige Softwareentwicklung ein höheres Risiko dafür, dass die Software fehleranfällig ist oder gar die gesamte Entwicklung scheitert. Der hohe Entwicklungsaufwand könnte zudem einen Wandel Ihres eigentlichen Unternehmenszwecks veranlassen und Sie allmäglich mehr zu einem Technologie-Betrieb anstatt eines Sharing Businesses werden lassen. Denkbar ist aber auch, dass Sie durch dieses neue bzw. erweiterte Geschäftsmodell in Zukunft Ihre eigene Plattformlösung lizenzieren und vertreiben können.
Mit der Fokusverlagerung einher geht auch das Risiko für einen sogenannten “Knowledge Silo”. Dieser bezeichnet eine Situation, in der Wissen zwischen verschiedenen Teams nicht ausreichend geteilt wird. Er entsteht schnell, wenn Teams unterschiedliche Fokuspunkte haben und Informationen nicht untereinander teilen. In der Folge sinkt die Effizienz der internen Zusammenarbeit, (Prozess-)Kosten steigen und die Skalierbarkeit wird eingeschränkt. Solch ein Silo kann auch nur bei einer Person liegt: Angenommen, Ihr CTO verlässt das Unternehmen, müssen Sie sicherstellen können, dass ein:e Nachfolger:in diese Position problemlos übernehmen kann und nicht mit einer Person wertvolles Wissen die Firma verlässt.
Kompromiss 1: Beauftragung einer Agentur
Eine Kompromisslösung könnte darin liegen, die Software nicht in-house zu entwickeln, sondern bei einer spezialisierten Agentur in Auftrag zu geben. Diese verfügt womöglich über mehr Erfahrungen im Software- und App-Aufbau und berücksichtigt ebenso individuelle Wünsche und Anforderungen Ihrerseits. In der Zukunft beauftragen Sie die Agentur auch zur regelmäßigen Überwachung der Funktionalität, für Updates und Erweiterungen.
Die Entwicklungsdauer wird weiterhin bei ungefähr einem Jahr liegen, je nachdem, zu welchem Zeitpunkt und mit wie vielen Ressourcen die Agentur mit dem Auftrag beginnen kann. Auch die Kosten sind vergleichbar. Allerdings benötigen Sie kein internes Entwicklerteam, sondern lagern den Personalaufwand an die Agentur aus. Bei der Auswahl dieser sollten Sie darauf achten, ob Wissen und Erfahrungen zur Shared Mobility Branche vorhanden sind, um die gesamte Entwicklung stets an dieser zu orientieren.
Denn im Gegensatz zu Ihnen ist die Motivation einer Agentur nicht primär von Ihrem Produkt angetrieben, sondern von der Aussicht auf die Entwicklung einer spannenden und bestenfalls erfolgreichen Softwarelösung. Während Sie als Anbieter stets die zukünftige Entwicklung von Markt und Produkt im Blick haben, arbeitet eine Agentur tendenziell eher mit der gegenwärtigen Ausgangslage und orientiert sich nur bedingt an einer vorausschauenden Entwicklung.
Seien Sie sich außerdem bewusst, dass die meisten Agenturen Ihnen lediglich das fertige Produkt ohne Quellcode zur Verfügung stellen werden. Sollten Sie den Vertrag zur Agentur in Zukunft beenden, müssen Sie den Quellcode gegebenenfalls abkaufen oder wieder bei Null anfangen.
Option 2: Nutzung einer Standard Software
Da eine Standard Softwarelösung bereits etabliert und bei anderen Anbietern im Einsatz ist, entfällt die oftmals lange Recherche-, Entwicklungs- und Testphase und Sie können Ihr Sharing Angebot deutlich schneller auf den Markt bringen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Erfahrungen anderer, teils länderübergreifender Anbieter bereits in die Entwicklung und Feinjustierung der Software eingeflossen sind. So profitieren Sie von diesen vom ersten Tag an und erhalten den gegenwärtigen Status Quo des Markts.
Manche der beinhalteten Features erscheinen Ihnen vielleicht zu Beginn nicht notwendig, können sich aber in der Zukunft und mit der ständigen Weiterentwicklung Ihres Angebots noch als nützlich erweisen. Ohnehin tragen Sie die Entwicklungskosten der Software nicht alleine, sondern diese sind in der Preiskalkulation auf eine Vielzahl an Anbietern verteilt worden. Die Kosten für eine Standard Software sind dementsprechend deutlich niedriger als für eine eigenständige Entwicklung.
Die meisten Software Anbieter bieten verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Umfang an. So passen Sie Leistung und Preis an Ihren Bedarf an. Beispielsweise können Sie mit einem der kleineren Pakete starten und später ein Upgrade durchführen, wenn Sie weitere Feature o. Ä. benötigen. Dadurch können Sie Ihr Angebot auch problemlos skalieren und vielfältige andere Dienste wie Schließsysteme, Zahlsysteme, Analyse Tools etc. integrieren.
Ihnen steht ein Kundensupport für Fragen und Probleme zur Verfügung und der Softwaredienstleister kümmert sich zentral um potentielle Bugs, Störungen und Softwareupdates. Auch Anpassungen an veränderte Marktsituationen oder Gegebenheiten (z. B. Integrationsmöglichkeit neuer Fahrzeugtypen oder neue Gesetze) setzt ein Softwarehersteller in der Regel ohne Ihr Zutun um und ergänzt ggf. auch ohne Preisanpassungen weitere Funktionen.
Auf interne Entwickler:innen können Sie also verzichten und sich stattdessen vollkommen auf Ihr Sharing Angebot konzentrieren. Gegen eine Standardlösung spricht allerdings, dass Sie die Plattform nicht unbegrenzt individualisieren und an Ihre Ansprüche anpassen können. Auch deckt eine Lösung möglicherweise nicht alle Wünsche ab, so dass Sie zusätzliche Dienste für Analyse oder das Operation Management parallel nutzen müssen.
Aber: Mit der Verwendung einer bereits etablierten Plattform beherzigen Sie die Sharing Philosophie, die Sie wahrscheinlich selbst zum Betreiben Ihres Shared Mobility Projekts motiviert hat.
Kompromiss 2: Softwarepaket mit Möglichkeit zur Individualisierung
Standardlösungen sind nicht für alle Anbieter ausreichend. Das ist vor allem dann der Fall, wenn es sich entweder um ein sehr spezialisiertes oder sehr umfangreiches Angebot handelt, beispielsweise mit einer großen Flotte oder hohen Nutzerzahl. Dann sind mitunter die standardisierten Feature und Plattformkomponenten nicht genug, um den Bedürfnissen des Anbieters gerecht zu werden.
Für diese Fälle bieten die meisten Softwareanbieter flexibel anpassbare Pakete an. Diese umfassen beispielsweise eine White Label App, mit der Sie Ihre eigene Marke in den Fokus stellen können, oder einen Customer Support Manager zur persönlichen Betreuung. Im Premium Plus Paket von MOQO können Sie eine projektbasierte Feature-Entwicklung anfordern, um Ihr Angebot weiter zu individualisieren.
Hinweis
Kunden mit einem kleineren Partner Paket bei MOQO können über das Idea Board im Portal neue Feature und andere Anpassungen unverbindlich vorschlagen.
Solche individualisierbaren Softwarepakete bieten Ihnen eine deutlich höhere Flexibilität in Bezug auf Ihr Angebot, während Sie weiterhin von den spezialisierten Erfahrungen des Softwareherstellers in der Shared Mobility profitieren. Die Kosten liegen weiterhin deutlich unter denen für eine eigenständige Plattformentwicklung.
Fazit: Es gibt kein Richtig oder Falsch
Letztendlich kann Ihnen die Entscheidung zwischen Selbst machen und Auslagern niemand abnehmen. Grundsätzlich ist in Fällen, in denen keine spezialisierten Feature zwingend und schnell benötigt werden, eine Standardsoftware die günstigere, schnellere und oft auch sicherere Wahl.
Dennoch stellt keines der oben aufgeführten Modelle die ultimative und allgemeingültige Lösung dar. In den Entscheidungsprozess müssen stets Faktoren wie Kosten, Nutzen und die Zukunftsperspektive mit einfließen und dann für den individuellen Fall abgewogen werden.
