Das ausgerufene Ziel der Operational Excellence kann nur dann erreicht werden, wenn im Arbeitsalltag Tools und Methoden angewendet werden, die die Weichen stellen. Als Sharing Anbieter können Sie gut und gerne auf bereits erprobte Unternehmenspraktiken zurückgreifen. Einiges lässt sich integrieren, ohne die bereits bestehende Unternehmensstruktur auf den Kopf zu stellen, für anderes bedarf es zumindest ein gewandeltes Mindset aller Mitarbeitenden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei grundlegende Ansätze vor, die Sie auf dem Weg zur Operational Excellence begleiten können.
Wozu der Aufwand?
Nicht jede Organisation verfolgt in ihren Arbeitsprozessen und der internen Zusammenarbeit einer bestimmten Managementphilosophie. Stattdessen basieren Abläufe häufig auf individuellen Entscheidungen und Routinen. Die Entscheidung für einen konkreten Ansatz geht dann mit der Notwendigkeit zum Umdenken und zur Umstrukturierung einher. Aber dieser Aufwand lohnt sich - wenn er konsequent verfolgt wird.
Auch wenn unterschiedliche Ansätze andere Schwerpunkte legen, einen sie sich in ihren grundlegenden Zielen und Effekten. Diese umfassen:
Wohl begonnen ist halb gewonnen
Der erste Schritt ist bei den meisten Veränderungsprozessen der schwierigste. Beginnen Sie, indem Sie Verantwortliche im Team bestimmen, die Umstrukturierungen federführend begleiten und zunächst die Gelegenheit haben, sich durch Seminare und Schulungen in verschiedene Unternehmenspraktiken einzuarbeiten.
Halten Sie sich an den Leitsatz, dass die Organisationsentwicklung ein Marathon und kein Sprint ist. Es kommt nicht darauf an, wie groß Ihre Schritte sind, sondern nur darauf, dass Sie welche gehen. Verändern und optimieren Sie Ihre Prozesse Stück für Stück und nehmen Sie alle Mitarbeiter:innen durch regelmäßige Feedbackschleifen auf die Reise mit.
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Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Kaizen)
Wie der Name bereits vermuten lässt, verbirgt sich hinter dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) das konstante Streben nach Verbesserung des eigenen Services oder der eigenen Arbeitsprozesse. Anders als bei einer Innovation, bei der die Entwicklung sprunghaft geschieht, passieren Veränderungen im Rahmen des KVP in stetigen kleinen Schritten.
PDCA-Zyklus
Ein wichtiges Tool im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist der PDCA-Zyklus, auch basierend auf den Namen der Erfinder als Deming- oder Shewhart-Kreis bekannt. PDCA steht für die vier durchlaufenen Schritte:
Plan: Ziele sowie Maßnahmen zur Zielerreichung bestimmen
Do: Ausführung der Maßnahmen
Check: Kontrolle, ob Maßnahmen zu gewünschten Zielen geführt haben
Act: Abhängig vom Ergebnis geplante Maßnahmen beibehalten oder Korrekturen vornehmen
Dieser Kreislauf wird in der Praxis immer und immer wieder durchlaufen. So werden Prozesse und Produkte in kleinen, stetigen Schritten optimiert und verbessert.
Lean Management
Das Lean Management (auf Deutsch: schlankes Management) hat seinen Ursprung ebenfalls in der japanischen Automobilindustrie und basiert letztendlich auf Kaizen. Angefangen als Methode zur “Lean Production” (= schlanke Produktion) findet es als ganzheitliche Managementphilosophie mittlerweile Anwendung in allen Unternehmensbereichen.
Was häufig passiert, ist dass das Lean Management als reine Methode für Kosteneinsparungen verstanden wird. Dies wird ihm allerdings nicht gerecht, da wesentliche Punkte übersehen werden. Denn ebenso bedeutend ist die Kundenorientierung, mittels welcher sich jeder (Teil-)Prozess an den Bedürfnissen der Nutzer:innen ausrichten soll. Dies sind die zwei zentralen Aspekte des Lean Managements.
Beispiele für Verschwendung sind:
Überproduktion (z. B. eine zu große, nicht optimal ausgelastete Flotte)
Lange Wartezeiten (z. B. bei der Reinigung / Wartung oder der Beantwortung einer Nutzeranfrage)
Fehler (z. B. Buchungsmöglichkeit eines Fahrzeugs, das aktuell gar nicht verfügbar ist)
Ungenutzte Kreativität (z. B. fehlender teamübergreifender Austausch)
Um solche Arten der Verschwendung zukünftig zu minimieren, werden im ersten Schritt entsprechende Zahlen, Daten und Fakten ermittelt. Anschließend werden unter Einbeziehung der Mitarbeiter:innen Wege und Möglichkeiten gesucht, wie Abläufe effizienter gestaltet werden können. Das Lean Management ist vor allem bei wiederkehrenden Prozessen einsetzbar.
Es beschreibt dabei, ähnlich wie die Operational Excellence, selbst eher eine Philosophie oder eine Unternehmenskultur als eine spezifische Methode. Stattdessen wird auf Methoden und Werkzeuge, die auf dem Lean Management basieren, zurückgegriffen. Das sind zum Beispiel 5S, Kanban, Just in Time, Right First Time, Poka Yoke etc. Es ist aber immer abhängig vom Problem, welche dieser Methoden zum Einsatz kommen kann.
Der Weg zum Shared Mobility Erfolg ⟶
Ebenso wenig, wie Lean Management immer Standardisierung bedeutet, gibt es das eine richtige Tool für jede Unternehmenssituation.
Die 6 Säulen des Lean Management für Sharing Anbieter
Das Lean Management in der Shared Mobility basiert auf sechs Säulen, an denen Bestreben zur Prozessoptimierung und dadurch zur Vermeidung von Verschwendung ansetzen können.
Agile Prozesse
Nicht zuletzt aufgrund der Digitalisierung unterliegt die heutige Unternehmensumwelt großen Veränderungen und Schwankungen. Auch die Mobilitätsbranche ist von diesen nicht immer unbetroffen. Um flexibler, initiativer und anpassungsfähiger reagieren zu können, integrieren immer mehr Organisationen agile Arbeitsweisen in ihr Unternehmensmanagement.
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Auf die Frage, ob eine Organisation agile oder klassische Methoden zum Projektmanagement nutzen sollte, gibt es nicht die eine korrekte Antwort - dafür ist der Einfluss dynamischer Entwicklungen zu unterschiedlich. Agilität ist vielmehr eine Ergänzung von klassischem Prozessmanagement als ein Ersatz dafür. Schauen Sie auch als Sharing Anbieter genau hin, welche Ihrer Unternehmensbereiche von agilem Prozessmanagement profitieren können und in welchen Sie ohne Einschränkungen weiterhin bewährte Prozesse durchlaufen können.
SCRUM-Methode
Ursprünglich stammt SCRUM aus der Softwareentwicklung, wird mittlerweile aber auch im Projektmanagement angewendet. Die Methode bietet einen Rahmen, in welchem ein Team auch komplexe Aufgaben und Anforderungen lösen und ein bestmögliches Ergebnis liefern kann.
Relevante Begriffe im SCRUM
Viele Wege führen zur Exzellenz
Welcher der Managementansätze für Ihre Organisation am einfachsten zu integrieren ist und dazu zu den gewünschten Ergebnissen führt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Ohnehin schließen sich die vorgestellten Methoden nicht gegenseitig aus, sondern können nach Bedarf und Belieben miteinander kombiniert werden. Möglicherweise benötigen Sie auch in unterschiedlichen Bereichen unterschiedliche Werkzeuge.
Berücksichtigen bei der Auswahl der passenden Methode(n) die strukturellen Voraussetzungen Ihrer Organisation, Ihre derzeitigen Schwachstellen, die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen und die Situation am lokalen Mobilitätsmarkt. Es gibt nicht nur einen Weg zur Operational Excellence, sondern viele verschiedene - finden Sie den, der zu Ihnen passt.
