Die eigenen Prozesse optimieren zu wollen, ist leicht gesagt - ins Handeln zu kommen ist schon schwieriger. So sehr Sie sich auch mit der Theorie von Operational Excellence, Lean Management & Co. auseinandergesetzt haben, schlussendlich führt kein Weg daran vorbei, das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Damit Sie nicht ewig auf ein leeres Blatt Papier starren, sondern einen konkret umsetzbaren Fahrplan haben, stellen wir Ihnen hier 5 mögliche erste Schritte auf Ihrer OPEX-Reise vor.
Komprimiertes Wissen zum Mitnehmen
Der Leitfaden bietet einen einfachen Einstieg, umfangreiches Wissen, Best Practices, Tipps & Tricks. Auf 43 Seiten lernen Sie wie Sie mit Ihrem Team besser performen und Ihre Angebote aufwerten.
1. Blockieren Sie sich einen wöchentlichen Termin im Kalender, um sich regelmäßig zu dieser Zeit mit der Analyse und Ausgestaltung Ihrer Arbeitsprozesse auseinanderzusetzen.
Im Tagesgeschäft gehen Aufgaben mit langfristiger Orientierung, wie die Prozessoptimierung, schnell unter. Schließlich werden hier keine schnellen Ergebnisse gefordert und die Früchte der Mühen reifen erst zu einem späteren Zeitpunkt.
2. Prüfen Sie, ob es bei einem der drei möglichen Engpassfaktoren Ihres Sharing Betriebs Optimierungsbedarf gibt. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Ziele Ihrer OPEX-Strategie abzuleiten.
Ein sinnvoller Schritt ist es, sich zunächst einen Überblick über mögliche Engpässe zu verschaffen. Die drei wichtigsten Engpassfaktoren eines Sharing Betriebs sind die folgenden:
Erkenntnisse über sogenannte “Bottle Necks” (deutsch: Flaschenhälse), aber auch ungenutztes Potential helfen Ihnen dabei, die Ziele Ihrer Prozessoptimierung zu definieren.
3. Sammeln und analysieren Sie relevante Kennzahlen, die Aufschluss über die Effizienz Ihrer operativen Prozesse geben, z. B. die durchschnittliche Wartungszeit, Zeitaufwände für die Re-Positionierung etc.
Analysieren Sie nun Ihren Status Quo: Wie lange befinden sich Fahrzeuge im Wartungsmodus? Wie viel Zeitaufwand steckt dahinter, die Parkposition eines Free-Floating Fahrzeugs zu optimieren? Wie lange warten Kund:innen bei einer Anfrage durchschnittlich auf eine Rückmeldung? Macht Ihr Team viele Überstunden?
Sammeln Sie relevante Kennzahlen und finden Sie einen passenden Rhythmus (z. B. täglich / wöchentlich / monatlich), in dem Sie die Kennwerte monitoren und die zeitliche Entwicklung erkennen können. Legen Sie außerdem für jeden Kennwert ein Optimum fest, von dem er bestenfalls nicht zu häufig abweicht.
4. Führen Sie regelmäßig Gespräche mit verantwortlichen Mitarbeiter:innen, um Maßnahmen und Werkzeuge zur Optimierung der einzelnen Prozesse festzulegen.
Auch wenn Sie letztendlich für die Optimierung Ihrer Prozesse verantwortlich sind, können Sie die Probleme nicht alleine ausfindig machen und schon gar nicht alleine lösen.
Suchen Sie zu jedem zu betrachtenden Prozess die verantwortlichen Mitarbeiter:innen auf und legen Sie regelmäßige Gesprächstermine fest. Gemeinsam diskutieren Sie mögliche und nötige Maßnahmen und überarbeiten die Abläufe Schritt für Schritt.
Tipp
Starten Sie zunächst mit einem (Teil-)Prozess und nicht mit mehreren Prozessen gleichzeitig - insbesondere, wenn Sie noch am Anfang mit der Prozessoptimierung stehen. So können Sie sich ganz auf diesen fokussieren und potentielle Learnings beim nächsten Prozess direkt anwenden.
5. Nutzen Sie erste Erfolge durch Prozessoptimierungen, um im restlichen Unternehmen für Operational Excellence zu werben und dem gesamten Team die Möglichkeiten und Potentiale zu verdeutlichen.
Operational Excellence ist wie ein Ruderboot, bei dem alle im gleichen Takt rudern müssen, um das angesteuerte Ziel zu erreichen. Sprich: Sie benötigen im gesamten Team ein Mindset, das auf Problemlösungen und Prozessoptimierungen ausgelegt ist.
Ein überzeugendes Argument sind dabei bereits erzielte Erfolge. Sobald Sie einen Prozess erfolgreich optimiert haben und die Effekte anhand sich verbessernder Kennwerte oder positiven Kundenfeedbacks ablesen können, erzählen Sie Ihren Kolleg:innen davon!
Treten Sie als OPEX-Vertreter auf, seien Sie stolz auf erreichte Verbesserungen und hören Sie nicht auf, dem restlichen Team davon zu berichten. So verdeutlichen Sie, wie lohnenswert es ist, einzelne Arbeitsprozesse sorgsam zu überarbeiten und erhöhen die allgemeine Motivation, mitzuziehen.
Auf den Willen und die Kontinuität kommt es an
Operational Excellence ist kein Selbstläufer, so viel steht fest. Auch ist es mehr Marathon als Sprint. Dennoch ist die Exzellenz nicht so unerreichbar und abstrakt, wie Sie vielleicht befürchtet haben. Gehen Sie kleine Schritte, verlassen Sie sich auf aktuelle Unternehmensdaten, suchen Sie den Austausch mit Ihrem Team und behalten Sie Ihre Nutzer:innen im Fokus. Dann sind diese schon bald (noch) zufriedener als heute.
