Sie interessiert, wie Operational Excellence anderswo verstanden und gelebt wird? Im Rahmen des MOQO Summit 2021 haben wir Speaker und Workshop-Leitende zur Operational Excellence in ihren Unternehmen befragt. Die Ergebnisse finden Sie hier.
Im Tagesgeschäft gehen Aufgaben mit langfristiger Orientierung, wie die Prozessoptimierung, schnell unter. Schließlich werden hier keine schnellen Ergebnisse gefordert und die Früchte der Mühen reifen erst zu einem späteren Zeitpunkt.
Das ist aber kein Grund, die Analyse und Verfeinerung der Arbeitsabläufe immer wieder aufzuschieben. Umso früher Sie damit beginnen, desto eher arbeiten Sie effizienter und müheloser - und profitieren von einer höheren Kundenzufriedenheit.
Ein simpler, aber bedeutender erster Schritt ist es deshalb, sich einen wöchentlichen Termin zu reservieren. In dieser Zeit widmen Sie sich ausschließlich den zu optimierenden Arbeitsprozessen und Abläufen. Seien Sie diszipliniert!
Ein sinnvoller Schritt ist es, sich zunächst einen Überblick über mögliche Engpässe zu verschaffen. Die drei wichtigsten Engpassfaktoren eines Sharing Betriebs sind die folgenden:
Erkenntnisse über sogenannte “Bottle Necks” (deutsch: Flaschenhälse), aber auch ungenutztes Potential helfen Ihnen dabei, die Ziele Ihrer Prozessoptimierung zu definieren.
Sollen Vorgänge wie Re-Positionierung, Wartung und Säuberung optimiert werden, um die Auslastung der Fahrzeuge zu erhöhen? Möchten Sie weitere Nutzergruppen ansprechen oder Ihr Angebot für bestehende Nutzergruppen attraktiver machen? Können verbesserte Arbeitsabläufe Ihre Mitarbeiter entlasten und Aufwände besser verteilen?
Gesetzte Ziele dienen der Orientierung, was Sie durch Operational Excellence erreichen möchten.
Analysieren Sie nun Ihren Status Quo: Wie lange befinden sich Fahrzeuge im Wartungsmodus? Wie viel Zeitaufwand steckt dahinter, die Parkposition eines Free-Floating Fahrzeugs zu optimieren? Wie lange warten Kund:innen bei einer Anfrage durchschnittlich auf eine Rückmeldung? Macht Ihr Team viele Überstunden?
Sammeln Sie relevante Kennzahlen und finden Sie einen passenden Rhythmus (z. B. täglich / wöchentlich / monatlich), in dem Sie die Kennwerte monitoren und die zeitliche Entwicklung erkennen können. Legen Sie außerdem für jeden Kennwert ein Optimum fest, von dem er bestenfalls nicht zu häufig abweicht.
Wenn Kennwerte über längeren Zeitraum unter dem gewählten Optimum liegen und Sie keine anderen Gründe für die negative Performance finden (z. B. längere Krankheit eines Teammitglieds), liegt die Ursache möglicherweise im Prozess selbst. Sie erhalten über die Betrachtung der Kennwerte also Aufschluss darüber, welche Prozesse Sie vorrangig im Rahmen Ihrer Operational Excellence Strategie betrachten sollten.
Auch wenn Sie letztendlich für die Optimierung Ihrer Prozesse verantwortlich sind, können Sie die Probleme nicht alleine ausfindig machen und schon gar nicht alleine lösen.
Suchen Sie zu jedem zu betrachtenden Prozess die verantwortlichen Mitarbeiter:innen auf und legen Sie regelmäßige Gesprächstermine fest. Gemeinsam diskutieren Sie mögliche und nötige Maßnahmen und überarbeiten die Abläufe Schritt für Schritt.
Feste Termine sorgen bei allen Beteiligten für eine gewisse Verbindlichkeit und verhindern, dass das Thema in der alltäglichen Arbeit vom Tisch fällt.
Starten Sie zunächst mit einem (Teil-)Prozess und nicht mit mehreren Prozessen gleichzeitig - insbesondere, wenn Sie noch am Anfang mit der Prozessoptimierung stehen. So können Sie sich ganz auf diesen fokussieren und potentielle Learnings beim nächsten Prozess direkt anwenden.
Operational Excellence ist wie ein Ruderboot, bei dem alle im gleichen Takt rudern müssen, um das angesteuerte Ziel zu erreichen. Sprich: Sie benötigen im gesamten Team ein Mindset, das auf Problemlösungen und Prozessoptimierungen ausgelegt ist.
Eine solche Denkweise bei allen Mitarbeiter:innen zu verankern und für eine Akzeptanz von damit einhergehenden Umstrukturierungen und Veränderungen zu sorgen, ist nicht in jeder Organisation einfach.
Ein überzeugendes Argument sind dabei bereits erzielte Erfolge. Sobald Sie einen Prozess erfolgreich optimiert haben und die Effekte anhand sich verbessernder Kennwerte oder positiven Kundenfeedbacks ablesen können, erzählen Sie Ihren Kolleg:innen davon!
Treten Sie als OPEX-Vertreter auf, seien Sie stolz auf erreichte Verbesserungen und hören Sie nicht auf, dem restlichen Team davon zu berichten. So verdeutlichen Sie, wie lohnenswert es ist, einzelne Arbeitsprozesse sorgsam zu überarbeiten und erhöhen die allgemeine Motivation, mitzuziehen.
Operational Excellence ist kein Selbstläufer, so viel steht fest. Auch ist es mehr Marathon als Sprint. Dennoch ist die Exzellenz nicht so unerreichbar und abstrakt, wie Sie vielleicht befürchtet haben. Gehen Sie kleine Schritte, verlassen Sie sich auf aktuelle Unternehmensdaten, suchen Sie den Austausch mit Ihrem Team und behalten Sie Ihre Nutzer:innen im Fokus. Dann sind diese schon bald (noch) zufriedener als heute.