OPEX für Shared Mobility

Starten in 5 Schritten

7. Dezember 2021 | Lesezeit: 4 Minuten

5 Schritte Anleitung für Operational Excellence

Die eigenen Prozesse optimieren zu wollen, ist leicht gesagt - ins Handeln zu kommen ist schon schwieriger. So sehr Sie sich auch mit der Theorie von Operational Excellence, Lean Management & Co. auseinandergesetzt haben, schlussendlich führt kein Weg daran vorbei, das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Damit Sie nicht ewig auf ein leeres Blatt Papier starren, sondern einen konkret umsetzbaren Fahrplan haben, stellen wir Ihnen hier 5 mögliche erste Schritte auf Ihrer OPEX-Reise vor.

Lernen Sie von Experten der Shared Mobility Branche

Sie interessiert, wie Operational Excellence anderswo verstanden und gelebt wird? Im Rahmen des MOQO Summit 2021 haben wir Speaker und Workshop-Leitende zur Operational Excellence in ihren Unternehmen befragt. Die Ergebnisse finden Sie hier.

MOQO Summit 2021
1. einen wöchentlichen Termin Blockieren

1. Blockieren Sie sich einen wöchentlichen Termin im Kalender, um sich regelmäßig zu dieser Zeit mit der Analyse und Ausgestaltung Ihrer Arbeitsprozesse auseinanderzusetzen.

Im Tagesgeschäft gehen Aufgaben mit langfristiger Orientierung, wie die Prozessoptimierung, schnell unter. Schließlich werden hier keine schnellen Ergebnisse gefordert und die Früchte der Mühen reifen erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Das ist aber kein Grund, die Analyse und Verfeinerung der Arbeitsabläufe immer wieder aufzuschieben. Umso früher Sie damit beginnen, desto eher arbeiten Sie effizienter und müheloser - und profitieren von einer höheren Kundenzufriedenheit.

Ein simpler, aber bedeutender erster Schritt ist es deshalb, sich einen wöchentlichen Termin zu reservieren. In dieser Zeit widmen Sie sich ausschließlich den zu optimierenden Arbeitsprozessen und Abläufen. Seien Sie diszipliniert!

2. Engpassfaktoren prüfen

2. Prüfen Sie, ob es bei einer der drei möglichen Engpassfaktoren Ihres Sharing Betriebs Optimierungsbedarf gibt. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Ziele Ihrer OPEX-Strategie abzuleiten.

Ein sinnvoller Schritt ist es, sich zunächst einen Überblick über mögliche Engpässe zu verschaffen. Die drei wichtigsten Engpassfaktoren eines Sharing Betriebs sind die folgenden:

  • Fahrzeuge: Sind Ihre Fahrzeuge ausgelastet und können die bestehende Nachfrage nicht ausreichend bedienen? Oder steht ein Großteil Ihrer Flotte die meiste Zeit parkend herum?

  • Nutzergruppe: Ist Ihre eigentliche Zielgruppe erschöpfend bedient oder besteht dort noch offenes Potential

  • Mitarbeiter:innen: Sind Ihre Mitarbeiter:innen überarbeitet oder unterfordert? 
Engpassfaktoren Skala der

Erkenntnisse über sogenannte “Bottle Necks” (deutsch: Flaschenhälse), aber auch ungenutztes Potential helfen Ihnen dabei, die Ziele Ihrer Prozessoptimierung zu definieren.

Sollen Vorgänge wie Re-Positionierung, Wartung und Säuberung optimiert werden, um die Auslastung der Fahrzeuge zu erhöhen? Möchten Sie weitere Nutzergruppen ansprechen oder Ihr Angebot für bestehende Nutzergruppen attraktiver machen? Können verbesserte Arbeitsabläufe Ihre Mitarbeiter entlasten und Aufwände besser verteilen?

Gesetzte Ziele dienen der Orientierung, was Sie durch Operational Excellence erreichen möchten.

3. Relevante Kennzahlen sammeln

3. Sammeln und analysieren Sie relevante Kennzahlen, die Aufschluss über die Effizienz Ihrer operativen Prozesse geben, z. B. die durchschnittliche Wartungszeit, Zeitaufwände für die Re-Positionierung etc.

Analysieren Sie nun Ihren Status Quo: Wie lange befinden sich Fahrzeuge im Wartungsmodus? Wie viel Zeitaufwand steckt dahinter, die Parkposition eines Free-Floating Fahrzeugs zu optimieren? Wie lange warten Kund:innen bei einer Anfrage durchschnittlich auf eine Rückmeldung? Macht Ihr Team viele Überstunden?

Sammeln Sie relevante Kennzahlen und finden Sie einen passenden Rhythmus (z. B. täglich / wöchentlich / monatlich), in dem Sie die Kennwerte monitoren und die zeitliche Entwicklung erkennen können. Legen Sie außerdem für jeden Kennwert ein Optimum fest, von dem er bestenfalls nicht zu häufig abweicht.

Wenn Kennwerte über längeren Zeitraum unter dem gewählten Optimum liegen und Sie keine anderen Gründe für die negative Performance finden (z. B. längere Krankheit eines Teammitglieds), liegt die Ursache möglicherweise im Prozess selbst. Sie erhalten über die Betrachtung der Kennwerte also Aufschluss darüber, welche Prozesse Sie vorrangig im Rahmen Ihrer Operational Excellence Strategie betrachten sollten.

4. Gespräche mit verantwortlichen Mitarbeitern

4. Führen Sie regelmäßig Gespräche mit verantwortlichen Mitarbeiter:innen durch, um Maßnahmen und Werkzeuge zur Optimierung der einzelnen Prozesse festzulegen.

Auch wenn Sie letztendlich für die Optimierung Ihrer Prozesse verantwortlich sind, können Sie die Probleme nicht alleine ausfindig machen und schon gar nicht alleine lösen.

Suchen Sie zu jedem zu betrachtenden Prozess die verantwortlichen Mitarbeiter:innen auf und legen Sie regelmäßige Gesprächstermine fest. Gemeinsam diskutieren Sie mögliche und nötige Maßnahmen und überarbeiten die Abläufe Schritt für Schritt.

Feste Termine sorgen bei allen Beteiligten für eine gewisse Verbindlichkeit und verhindern, dass das Thema in der alltäglichen Arbeit vom Tisch fällt.

Info zu Punkt 4 in OPEX starten in 5 Schritten

Tipp:

Starten Sie zunächst mit einem (Teil-)Prozess und nicht mit mehreren Prozessen gleichzeitig - insbesondere, wenn Sie noch am Anfang mit der Prozessoptimierung stehen. So können Sie sich ganz auf diesen fokussieren und potentielle Learnings beim nächsten Prozess direkt anwenden.

5. Teilen Sie Erkenntnisse im Team

5. Nutzen Sie erste Erfolge durch Prozessoptimierungen, um im restlichen Unternehmen für Operational Excellence zu werben und dem gesamten Team die Möglichkeiten und Potentiale zu verdeutlichen.

Operational Excellence ist wie ein Ruderboot, bei dem alle im gleichen Takt rudern müssen, um das angesteuerte Ziel zu erreichen. Sprich: Sie benötigen im gesamten Team ein Mindset, das auf Problemlösungen und Prozessoptimierungen ausgelegt ist.

Eine solche Denkweise bei allen Mitarbeiter:innen zu verankern und für eine Akzeptanz von damit einhergehenden Umstrukturierungen und Veränderungen zu sorgen, ist nicht in jeder Organisation einfach.

Ein überzeugendes Argument sind dabei bereits erzielte Erfolge. Sobald Sie einen Prozess erfolgreich optimiert haben und die Effekte anhand sich verbessernder Kennwerte oder positiven Kundenfeedbacks ablesen können, erzählen Sie Ihren Kolleg:innen davon!

Treten Sie als OPEX-Vertreter auf, seien Sie stolz auf erreichte Verbesserungen und hören Sie nicht auf, dem restlichen Team davon zu berichten. So verdeutlichen Sie, wie lohnenswert es ist, einzelne Arbeitsprozesse sorgsam zu überarbeiten und erhöhen die allgemeine Motivation, mitzuziehen.

Auf den Willen und die Kontinuität kommt es an

Operational Excellence ist kein Selbstläufer, so viel steht fest. Auch ist es mehr Marathon als Sprint. Dennoch ist die Exzellenz nicht so unerreichbar und abstrakt, wie Sie vielleicht befürchtet haben. Gehen Sie kleine Schritte, verlassen Sie sich auf aktuelle Unternehmensdaten, suchen Sie den Austausch mit Ihrem Team und behalten Sie Ihre Nutzer:innen im Fokus. Dann sind diese schon bald (noch) zufriedener als heute.

Lernen Sie mehr über OPEX und warum dies so wichtig für Shared Mobility Anbieter ist